Cuando una empresa comienza a crecer, el almacén también se vuelve más complejo. Aumentan los productos, las ubicaciones, los movimientos, los pedidos y, con ellos, la posibilidad de cometer errores.
En ese punto, ya no basta con saber cuántas piezas hay en inventario. También es necesario conocer dónde están, cómo se mueven, qué pedidos están pendientes, qué mercancía debe surtirse y qué productos necesitan reabastecimiento.
Un WMS, o sistema de gestión de almacenes, ayuda precisamente a organizar y controlar estas operaciones. En Odoo, muchas de estas funciones pueden integrarse dentro del mismo entorno de inventario, permitiendo conectar las operaciones de almacén con compras, ventas y otros proceso
Herramientas del WMS
Control de ubicaciones
Uno de los primeros retos de un almacén en crecimiento es saber exactamente dónde se encuentra cada producto.
Un WMS permite dividir el almacén en ubicaciones más específicas, por ejemplo:
- Almacén principal.
- Zona de recepción.
- Pasillo.
- Rack.
- Nivel.
- Ubicación de picking.
- Zona de embarque.
Recepciones más controladas
El proceso de almacén comienza desde que la mercancía llega.
Con un WMS es posible controlar las recepciones de productos y compararlas contra las cantidades esperadas.
Esto ayuda a identificar situaciones como:
- Productos faltantes.
- Cantidades recibidas de más.
- Recepciones parciales.
- Productos pendientes de recibir.
- Errores en el material recibido.
Reglas de almacenamiento
Cuando existen cientos o miles de productos, decidir manualmente dónde guardar cada uno puede convertirse en un problema.
Las reglas de almacenamiento permiten definir criterios para determinar automáticamente dónde debe colocarse determinada mercancía.
Por ejemplo, ciertos productos pueden almacenarse en una zona específica por:
- Tipo de producto.
- Familia.
- Peso.
- Tamaño.
- Condiciones de almacenamiento.
- Frecuencia de movimiento.
Picking y preparación de pedidos
Una de las funciones más importantes de un WMS es apoyar al operador durante el surtido de pedidos.
Cuando se confirma una venta, el sistema puede indicar:
- Qué producto debe surtirse.
- Qué cantidad.
- En qué ubicación se encuentra.
- A qué operación pertenece.
Esto ayuda a reducir errores como surtir un producto equivocado o tomar mercancía de una ubicación incorrecta.
En operaciones más avanzadas, el proceso puede dividirse en diferentes etapas, por ejemplo:
Picking → Empaque → Embarque
Uso de códigos de barras
El código de barras puede ser una herramienta fundamental para mejorar la velocidad y precisión de las operaciones.
Los operadores pueden escanear productos, ubicaciones y documentos para registrar movimientos sin tener que capturar toda la información manualmente.
Esto puede utilizarse durante:
- Recepciones.
- Transferencias internas.
- Surtido.
- Empaque.
- Entregas.
- Conteos de inventario.
El objetivo es disminuir errores de captura y hacer que la información del sistema se actualice conforme ocurre la operación física.
Conteos e inventarios más confiables
Aunque exista un sistema, siempre pueden presentarse diferencias entre el inventario registrado y el inventario físico.
Por eso los conteos periódicos siguen siendo importantes.
Un WMS puede ayudar a organizar los conteos por:
- Producto.
- Ubicación.
- Familia.
- Periodicidad.
- Zona del almacén.
Esto permite realizar conteos cíclicos sin necesidad de esperar a un inventario general para detectar diferencias.
El resultado es una información de inventario más confiable y una detección más rápida de posibles errores.
Reabastecimiento antes de quedarse sin producto
Un buen control de almacén no debería limitarse a reaccionar cuando el inventario ya llegó a cero.
La información registrada en el sistema puede utilizarse para anticipar necesidades de abastecimiento.
A través de reglas de reabastecimiento es posible establecer niveles mínimos y máximos para determinados productos.
Por ejemplo:
Si un producto tiene configurado:
- Inventario mínimo: 20 unidades.
- Inventario máximo: 100 unidades.
Cuando el inventario alcanza el nivel definido, el sistema puede ayudar a identificar la necesidad de reponer mercancía.
Dependiendo de la operación, este reabastecimiento puede provenir de:
- Una compra a proveedor.
- Otro almacén.
- Una ubicación interna.
- Un proceso de fabricación.
Odoo puede convertirse en una herramienta ayudando a que la información de inventario no solo sirva para consultar existencias, sino también para tomar mejores decisiones.
El objetivo de un WMS no es tener más inventario, sino lograr que cada producto esté en el lugar correcto, en la cantidad adecuada y disponible cuando la operación lo necesita.